1. Для чого потрібна?
2. Як правильно зробити виписку?
3. Хто видає і термін дії виписки?
4. Довідка про штатний розклад

Випискою вважається документ, який оформляється в конкретній формі, при цьому частина тексту переписується в точності з вихідного документа. Запит на виписку може виходити від перевіряючих служб. При цьому обставині заповнення цього документа має бути згідно з регламентом.

Будь трудящий організації може попросити виписку шляхом оповіщення в письмовому вигляді (стаття 62 ТК РФ). При оформленні виписки для співробітника зі штатного розпису, зразок якої ми розглянемо нижче, необхідно вказати тільки інформацію, яка має відношення до трудової діяльності конкретного працівника.

Для чого потрібна?

Виписка потрібна перш за все для фіксації правильних даних про робочому. Її можуть запросити в наступних організаціях:

• в Пенсійному фонді;
• в ФСС;
• в податковій або трудової інспекції;
• в суді при трудових спорах.

Виписка заповнюється на підставі наявного штатного розкладу на підприємстві, яке складено за затвердженою формі Т-3 . Після затребування документа будь-яким органом документ повинен бути виконаний протягом п'яти днів, якщо немає вказівки про терміновість.

Зразок бланка штатного розкладу завантажуйте тут .

У штатному розкладі знаходяться відомості про співробітників: перераховуються філії, а також посади і розряди працівників, число співробітників, ставка за тарифом для робочого разом з виплатами. З цього документа і беруть необхідні відомості про співробітника.

Відомості про робочому актуальні поки діє штатний розклад, на підставі якого складена виписка. Термін зберігання виписки в архіві організації - 5 років, так само як і у штатного розкладу.

Що таке штатний розклад читайте в нашій статті .

до змісту ↑

Згідно із законодавством для виписок не існує певні форми бланків. Тому виписку допустимо оформляти співробітнику в довільній формі. Тільки є одна умова - в документі повинні фігурувати потрібні пункти і розділи.

Документ необхідно складати в скороченому варіанті.

Це потрібно для того, щоб зберігалася конфіденційність особистої інформації трудящих. Але, так як даний документ не є державною таємницею, копіювати з нього допускається яку завгодно інформацію з головного розділу.

Крім цього, можливо оформляти виписку з декількох пунктів. Це відбувається в тому випадку, якщо необхідно взяти кілька частин, які розташовуються не по порядку .

В ході даного дії, співробітнику, що становить документ потрібно стежити, щоб необхідна інформація при копіюванні не спотворює в оригіналі.

Можна складати документ будь-яким з трьох варіантів, допустимих за законом:

1. ксерокопія;
2. скан копія;
3. надрукований на комп'ютері текст, який повинен запевнити фахівець.

У документі має бути присутня необхідна інформація:

• У верхньому лівому кутку має стояти назви юридичної особи. При цьому, необхідно найменування прописувати повністю, а скорочена форма забороняється.
• Далі, трохи нижче йде найменування документа. Сюди ж потрібно внести його номер, а також число, коли він був оформлений.
• Після цього прописуються дані за розкладом в стислому вигляді: який саме період брався за основу, а також термін дії документа. У цьому ж пункті ставиться чисельність штату.
• У головному розділі документа знаходиться таблиця розкладу штату.
• У початковій колонці прописується найменування підрозділу, а також певний код, який носить дана юридична особа.
• Друга колонка потрібна для найменування спеціальності. Тут же необхідно уточнити її розряд.
• Третя графа потрібна для фіксування числа співробітників, які працюють на цій посаді.
• Четвертий стовпчик служить для вказівки окладу, передбачуваного для видачі працівнику протягом року.

Згідно з Постановою Держкомстату РФ №1 від 05.01.04 р виписка без прописаних окладів не є дійсною.

• Якщо співробітник отримував будь-які додаткові виплати, то це варто вказати в п'ятій графі.
• У шостому стовпчику повинен бути зафіксований загальний показник заробітку працівника.
• Наступна графа необхідна, щоб зробити примітки.

Даний документ необхідно підписати керівнику відділу кадрів, або іншого фахівця, який має відповідні повноваження. Виписку потрібно надати співробітникові під розпис. В кінці документ необхідно завірити головному бухгалтеру або начальнику підприємства.

Підписувати цей документ необхідно із зазначенням прізвища повністю, а також назва посади.

Як правильно зробити виписку?

Виписка складається з урахуванням певних правил:

• Необхідно вписати реквізити з вихідного документа - число, коли він був оформлений, а також номер реєстрації.
• Даний документ повинен підписати той же співробітник, який підписував і вихідну папір.
• Якщо начальник організації не підписував головний документ, то він не має права ставити свій підпис і на виписці.
• Оформлений документ в строгому порядку необхідно завірити уповноваженого фахівця. Даний фахівець повинен поставити свій підпис на знак того, що копія вірна, а також необхідна наявність печатки на документі.

Найчастіше на об'єктах є необхідний локальний документ, в якому прописані основні регламенти видачі витягів. Зазвичай для виписок існує спеціальний бланк, на який потрібно орієнтуватися в ході оформлення документа. Якщо виписка необхідна в самій організації, то запевненням вона не підлягає.

(Картинка клікабельні, натисніть для збільшення)

Якщо документ складається з кількох аркушів, які потрібно закріпити ниткою. Після цього, вузол нитки слід закріпити папером в формі невеликого квадрата і зверху написати про те, що копія вірна, а також вказати число прошитих сторінок.

Хто видає і термін дії виписки?

Виписки видають зазвичай співробітники, яких вибрав керівник підприємства і написав наказ з цього приводу. Зазвичай такими людьми виявляються працівники відділу кадрів. Кожен раз при здійсненні видачі виписки, дана інформація заноситься в певний журнал обліку.

Термін дії виписки обмежується одним роком. Також один рік діє і вихідний документ розкладу штату. Документи знаходяться в архіві до п'яти років.

Довідка про штатний розклад

Довідка про штатний розклад необхідна для того, щоб відстежувати наявні руху за штатним розкладом протягом певного терміну.

В даній довідці може міститися інформація про те, скільки фахівців приєдналося до штату за певний період, а скільки одиниць було виведено зі штату.

Становить даний документ зазвичай керівник відділу кадрів і надає його для затвердження керівнику організації. На довідці повинні стояти два підписи в результаті: начальника організації та керівника відділу кадрів.

Приклад довідки про штатний розклад можете завантажити тут безкоштовно.

як скласти штатний розклад в програмі 1С дивіться у відео-ролику: